Die Steuererklärung – Was muss man wissen?

Für viele Routinierte ist das leidige Thema Steuererklärung alle Jahre wieder ein lästiges, aber notwendiges Übel. Wer jedoch noch nie eine solche erstellt hat oder nicht mehr auf dem Laufenden ist hat viele Fragen. In diesem Betrag finden Sie auf die wichtigsten Fragen Antworten.

Grundlegendes

Was ist mit einer Steuererklärung gemeint?

Die Steuererklärung ist ein amtliches Formularwerk. Ein sogenannter Steuerschuldner füllt dieses aus und legt es seinem zuständigen Finanzamt vor. Das Finanzamt ermittelt eine Steuerschuld, die sich aus den Gesamteinkünften des Steuerpflichtigen im abgelaufenen Kalenderjahr ergibt. Das Ergebnis wird mit geleisteten Vorauszahlungen – zum Beispiel in Form von Lohnsteuer bei Angestellten – verrechnet. Daraus ergibt sich dann in den überwiegende Fällen eine Rückerstattung oder eine Nachzahlung.

Da die meisten unter Steuererklärung eigentlich die Einkommensteuererklärung verstehen, beschränkt sich auch unser Beitrag darauf. Denn nicht nur Einkommen bedarf einer Steuererklärung, sondern auch Schenkung, Erbschaft, Gewerbe, Körperschaft und Umsatz.

Welche Vorteile bringt eine Steuererklärung?

Daten des Statistischen Bundesamtes belegen, dass sich das Einreichen einer Steuererklärung lohnt: Über 90 Prozent aller Erklärungen hatten Rückerstattungen zur Folge, durchschnittlich in Höhe von 1072 Euro und überwiegend (57%) zwischen 100 und 1000 Euro destatis.de.

Steuerrückzahlungen ergeben sich hauptsächlich daraus, dass verschiedene Ausgaben im betreffenden Jahr absetzbar sind. Sie mindern das zu versteuernde Einkommen und sparen rückwirkend Steuern.

Wer unterliegt nicht der Pflicht zur Steuererklärung?

Für Alleinstehende gilt ein Grundfreibetrag von 9.744 Euro für 2021, ab 2022 sind es 9.984 Euro – bei Verheirateten jeweils der doppelte Betrag. Bis zu Einkünften in dieser Höhe besteht keine Steuerpflicht und es muss keine Erklärung abgeben werden.
Lohnsteuerpflichtige Arbeitnehmer kommen bereits mit dem monatlichen Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber ihrer Steuerpflicht nach. Sie müssen meist keine Erklärung abgeben, so wie auch viele Rentner.

Wer ist zur Abgabe verpflichtet?

Grundsätzlich muss jeder Selbständige, Freiberufler, Landwirt und Gewerbetreibende sein Einkommen gegenüber seinem Finanzamt erklären.
Unter anderem in folgenden Fällen sind auch Arbeitnehmer abgabepflichtig (§ 46 Einkommensteuergesetz EStG):

• Verheiratete, oder eingetragene Lebenspartner, wenn das Finanzamt bestimmte Lohnsteuerabzugsmerkmale (Elstam) auf der inzwischen elektronischen Lohnsteuerkarte gespeichert hat :
  • beide sind erwerbstätig und
    • einer von beiden in Steuerklasse V oder VI
    • beide in Steuerklasse IV mit gewähltem Faktor
  • einem Partner wurden Freibeträge eingetragen.
• Bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig und pauschal versteuertem Lohn (Minijobs)
• Bei Nebeneinkünften über 410 Euro im Jahr (Ausnahme: Minijobs), beispielsweise aus Vermietungen, Verpachtungen, selbstständiger oder freiberuflicher Tätigkeit.
• Bei Lohnersatzleistungen von mehr als 410 Euro aus Eltern-, Arbeitslosen-, Kranken-, Kurzarbeitergeld und Ähnlichem
• Geschiedene, bei denen einer der Expartner im selben Jahr wieder geheiratet hat
• Bei Erhalt einer Abfindungszahlung, für welche Lohnsteuer nach der Fünftel-Regelung abgezogen wurde
• Wenn Kapitalerträge erzielt wurden, auf die keine Abgeltungssteuer abgeführt worden ist

Für wen lohnt sich eine freiwillige Erklärung?

Wer seine Steuer nicht erklären muss, kann auch freiwillig einen Antrag auf Veranlagung zur Einkommensteuer stellen. Das kann sich durchaus lohnen, zum Beispiel, wenn hohe Ausgaben (Werbungskosten!) oder Verluste in einer Einkunftsart geltend gemacht werden können. Auch bei Heirat empfiehlt sich die Erklärung, bei versäumter Anpassung der Lohnsteuerklasse oder nicht durchgängiger Beschäftigung.

Praktisches

Welches Finanzamt ist für mich zuständig?

Das für den jeweiligen Wohnort zuständige Finanzamt ist auf den Internetseiten des Bundeszentralamts für Steuern bzst.de zu finden.

In welcher Form ist die Erklärung zu erstellen, einzureichen und was ist ELSTER?

Seit Jahresbeginn 2017 gilt das umfassende Steuermodernisierungsgesetz, welches schrittweise bis 2022 das gesamte Steuerverfahren automatisieren soll. Erklärtes Ziel ist auch die papierlose Steuererklärung. Noch aber dürfen Privatpersonen ausgefüllte Papierformulare einreichen. Unternehmer und Selbständige haben keine Wahl, sie nutzen bereits ELSTER, die elektronische Steuererklärung über elster.de. Dieser Weg, seit Mitte 2017 modernisiert, steht jedem anderen Besteuerten ebenso frei und hat unter anderem diese Vorteile:

• geringere Fehleranfälligkeit, Prüfung der Plausibilität
• bevorzugte Bearbeitung durch die Behörde
• je nach Version:
  • Anzeige voraussichtlicher Nach- oder Rückzahlungen
  • Belegabruf, eine vorausgefüllte Steuererklärung mit allen bereits ans Finanzamt gemeldeten Angaben
• drei mögliche Zugänge:
  1. „Elster-Formular“ (nur noch bis Steuerjahr 2019) als kostenloses Programm der Steuerverwaltung zum Herunterladen, Offline-Bearbeiten und Online-Übermitteln. Zusätzlich notwendig: eine ausgedruckte komprimierte Erklärung mit Originalunterschrift
  2. Einmalige Registrierung bei „Mein Elster“ und Ausfüllen im Browser, die Variante Elster-Basis ist kostenlos und meist ausreichend
  3. Anmeldung im Rahmen eines der käuflich zu erwerbenden Steuerprogramme

Wo erhalte ich Formulare und welche sind notwendig?

Nur amtliche Formblätter sind zulässig. In jedem Finanzamt liegen sie aus, bisweilen auch in Bürgerämtern. Unter formulare-bfinv.de stehen alle Formulare auch zum Download bereit.
Zunächst die vier wichtigsten Bögen und Anlagen, wer sie braucht und deren Inhalte in Kürze:

• Mantelbogen (Hauptvordruck): jeder Steuerpflichtige, (Ehe)Partner zusammen, enthält persönliche Daten, Unterschrift und einige Ausgabenarten
• Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit): Angestellte und Auszubildende, enthält alles zu Lohn und Werbungskosten (berufliche Ausgaben)
• Anlage Vorsorgeaufwand: (Sozial)versicherte, enthält unter anderem Beiträge zur Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung
• Anlage Kind: für ein im Haushalt lebendes Kind, enthält Aufwendungen, Kindergeld, Freibeträge, für jedes Kind in einer eigenen Anlage

Außerdem häufig:

• Anlage KAP: Einkünfte aus Kapitalvermögen
• Anlage V: Einnahmen aus Vermietungen und Verpachtungen
• Anlage R: Rentenbezieher
• Anlage SO: Sonstige Einkünfte (Verkäufe, Unterhalt)
• Anlage U: Geschiedene, dauernd Getrenntlebende
• Anlage AV: Einzahler in Riester-Rente
• Anlage G: Gewerbliche Einkünfte (auch aus Solaranlagen)

Selbstständige und Freiberufler füllen eigene Anlagen aus (S und EÜR).

INFO: Arbeitnehmern ohne zusätzliche Einkünfte steht auch die vereinfachte Steuererklärung zur Verfügung. Anstelle des Mantelbogens und Anlage N füllen sie nur 2 Seiten aus, die alle häufigen Absetzungsmöglichkeiten abdecken und fügen zusätzlich Anlage Vorsorgeaufwand hinzu.

Welche Ausgaben mindern meine Steuerlast?

Der Bereich mit dem durchschnittlich größten Potenzial zum Steuernsparen sind Werbungskosten. Weitere abzugsfähige Ausgaben sind Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und Steuerermäßigungen auf haushaltsnahe Dienstleistungen.

Die wichtigsten Steuersparoptionen im Einzelnen:

Berufliche Ausgaben (Werbungskosten), deren Summe über der Arbeitnehmer-Pauschale von 1000 Euro liegt, sofern der Arbeitgeber diese nicht erstattet hat. Eine Auswahl:

• Fahrtkosten zum Arbeitsplatz, schon ab 15 Kilometern einfacher Fahrstrecke per Auto wird im Jahresverlauf oft die 1000-Euro-Pauschale überschritten (Entfernungs- oder umgangssprachlich Pendlerpauschale: aktuell 0,30 Euro pro Kilometer)
• Arbeitsmittel (wie Schreibwaren, Büromöbel, Geräte)
• Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer als alleiniger Arbeitsplatz
• Ausgaben für beruflich bedingten Umzug
• Bewerbungskosten, Aus- und Weiterbildungskosten

Sonderausgaben wie Kirchensteuer, Vorsorgeaufwendungen und Anderes:

• Beiträge für Renten- Kranken- und Pflegeversicherung
• Beiträge für Haftpflicht-, Unfall- und Lebensversicherung
• Spenden, Unterhaltsleistungen an Expartner

Allgemeine außergewöhnliche Belastungen ab Überschreitung einer individuell zu ermittelnden zumutbaren Belastungsgrenze (§ 33 EStG), zum Beispiel:

• Krankheitskosten (Brille, Zahnersatz, selbst bezahlte Arzneimittel und Behandlungen auf Rezept)
• Unterstützung bedürftiger Menschen
• Beerdigungskosten
• Zivilprozesskosten

Besondere außergewöhnliche Belastungen sind voll absetzbare Ausnahmen, die in §§ 33a und 33b EStG definiert sind (Katastrophenfälle und andere Notlagen).

Haushaltsnahe Dienstleistungen, Arbeitskosten für Handwerker, Haushaltshilfe im Minijob: Der Fiskus beteiligt sich mit 20 Prozent, jeweils nach oben gedeckelt, an den Kosten für beispielsweise

• Putzhilfe, Hausmeister, Gartenpflege
• Betreuung von Haushaltsmitgliedern (auch Haustieren)
• Fahrt- und Arbeitskosten für handwerkliche Leistungen, auch Wartungen. Bedingung: Rechnung und Überweisung liegen vor. Auch Mieter können aus der Nebenkostenabrechnung entnehmbare Leistungen absetzen

Welche Angaben, Belege und Unterlagen sind erforderlich?

Jeder Steuerzahler hat seit 2008 eine lebenslang gültige eigene Steuer-ID, erhältlich über das Bundeszentralamt für Steuern oder das zugeordnete Finanzamt. Sie wird im Mantelbogen benötigt.
Der Jahreslohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber entnehmen Arbeitnehmer die Angaben über Lohn und Sozialversicherungsbeiträge, Kirchensteuer, Lohnsteuerklasse und Freibeträge. Das meiste ist in Anlage N einzutragen.

Registrierte ELSTER-Nutzer ersparen sich das händische Ausfüllen dieser und weiterer Grunddaten per Belegabruf. Seit dem Steuerjahr 2017 brauchen Belege für steuermindernde Ausgaben nicht mehr mit der Erklärung eingereicht werden. Steuerpflichtige sammeln die Nachweise jedoch weiterhin. Denn erst nach Jahresablauf lässt sich abschätzen, ob Pauschalen überschritten sind und sich eine freiwillige Erklärung rentiert. Und: für alle Ausgaben, die sie steuermindernd geltend machen, kann ihr Finanzamt die jeweiligen Belege nachträglich anfordern. Daher sind alle noch mindestens ein Jahr nach dem Bescheid vorzuhalten.

Wer oder was hilft beim Ausfüllen?

Den Formularen sind Hinweise und Erklärungen zum Ausfüllen beigelegt. Kostenlose und fachkompetente Hilfe geben außerdem die Servicestellen der Finanzämter, auch der zuständige Sachbearbeiter gibt – meist mit Terminvereinbarung – Auskunft.
Erleichterung bringt auch die oben schon genannte vorausgefüllte Erklärung per Belegabruf im ELSTER-Verfahren. Tipps zum Steuersparen sind von diesen Stellen allerdings eher nicht zu erwarten.
Großer Beliebtheit erfreut sich kommerzielle Steuersoftware, on- oder offline, denn diese lässt sich intuitiv bedienen und kann Steuersparmöglichkeiten ausfindig machen. Mittlerweile gibt es eine große Angebotspalette und sogar Apps für Smartphone & Co.. Regelmäßige Tests durch unabhängige Institutionen geben Orientierung über die Qualität, denn die Unterschiede sind durchaus beachtlich. Stiftung Warentest etwa, beurteilte im Jahr 2019 nur 3 von 14 Programmen als empfehlenswert: WiSo Steuerweb, WiSo Steuersparbuch und Tax. Deren Kosten liegen zwischen 15 und 35 Euro.
Vereine für Lohnsteuerhilfe bearbeiten für zahlende Mitglieder die kompletten Steuerangelegenheiten, inklusive Korrespondenz mit dem Finanzamt. Nur Auszubildende und Studenten, Arbeitnehmer und Rentner, Beamte und Pensionäre sowie Unterhaltsempfänger können Steuerhilfevereine in Anspruch nehmen (§ 4 Nr. 11 StBerG). Allen anderen bleibt noch der Weg zum Steuerberater ihrer Wahl.

Wo kann die Steuererklärung abgegeben werden?

Ausgefüllte Papierformulare finden ihren Weg zum Finanzamt entweder per Postweg oder durch höchstpersönlichen Einwurf im Postkasten des Amtes.
Digitale ELSTER-Erklärungen gelangen über eine gesicherte, verschlüsselte Internetverbindung direkt beim Finanzamt respektive dem zentralen Server, ob nun direkt im ELSTER-Portal oder über käufliche Steuersoftware.

Fristen

Abgabefristen für die Steuererklärung

Bei der Pflicht zur Abgabe einer Steuererlärung, muss diese zum 31. Juli des Vorjahres vorliegen.

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Abgabefrist für rückwirkende Steuererklärungen

Der Bundesfinanzhof in München hat 2009 entschieden (Az.: VI R 53/10): Freiwillige Steuererklärungen können rückwirkend mit einer Verjährungsfrist von vier Jahren, statt bisher zwei Jahren, nachgereicht werden – siehe auch obenstehende Tabelle.

Bis wann ist der Bescheid zu erwarten?

Meldungen der Arbeitgeber, Versicherungen und Anderer können für ein vergangenes Kalenderjahr noch bis zum Ablauf des darauf folgenden Februars beim Finanzamt eingehen. Daher beginnt die Bearbeitung von Erklärungen frühestens ab März, welche meist fünf bis acht Wochen in Anspruch nimmt. Dann erst ist mit dem Eingang des Bescheides per Post zu rechnen.

Frist für Einspruch gegen den Bescheid

Innerhalb 4 Wochen nach Erhalt des Einkommensteuerbescheides muss ein Einspruch beim Finanzamt eingehen.

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